PENGELOLAAN KOMUNIKASI

Pengelolaan Komunikasi

Cara Mengelola Komunikasi

1.   Menangani pesan-pesan yang bersifat rutin

2.   Menangani krisis komunikasi

 

Pengelolaan Komunikasi

11.   Menangani pesan-pesan yang bersifat rutin

a.    Mengurangi jumlah pesan

§  Manajer perlu menentukan skala prioritas pesan.

§  Satu halaman surat butuh sumber uang / bahan, waktu dan tenaga

§  Berapa biaya meng-edit, mencatat, mengetik dan mengirimkan surat?

§  Sepucuk surat merupakan investasi berharga

§  Pertimbangan organisasi

·         Berapa lama sebuah pesan dapat diselesaikan?

·         Bisakah pesan hanya disampaikan lewat telpon?

·         Dapatkah menjawab pertanyaan lewat memo?

·         Berapa banyak surat yang harus dibuat?

·         Berapa banyak surat yang harus diarsipkan?

b.   Instruksi yang jelas

·         Manajer mempunyai tanggung jawab khusus untuk membuat setiap orang dalam organisasi tahu apa yang harus dilakukan.

·         Komunikator dalam organisasi sudah seharusnya memahami kebutuhan dan tujuan organisasi secara keseluruhan

c.    Mendelegasikan tanggung jawab

·         Tujuan organisasi bisa tercapai bila manajer mempunyai kepercayaan bahwa orang lain dapat menyelesaikan pekerjaan yang dibebankan kepada mereka.

·         Manajer harus bisa mendelegasikan pekerjaan komunikasi kepada bawahannya.

d.   Melatih petugas

·         Komunikator yang baik akan selalu melakukan latihan-latihan yang teratur dan terencana dengan baik.

·         Organisasi dianjurkan untuk memberikan pelatihan bagi komunikator.

·         Komunikator perlu meningkatkan dan memperlancar kemampuan berbahasa dan ketrampilan presentasinya. 

 

     2.  Penanganan Krisis Komunikasi

·         Semakin besar tantangan atau risiko yang harus dihadapi, semakin tinggi tingkat kemampuan atau ketrampilan yang dibutuhkan.

·         Cara penanganan krisis disuatu perusahaan akan berbeda dengan perusahaan yang lain.

·         Krisis komunikasi dalam perusahaan dapat mempunyai pengaruh terhadap masa depan produk maupun reputasi perusahaan.

·         Penanganan Krisis Kominikasi

Dua falsafah dalam krisis komunikasi

·         Bersikap diam

·         Katakan apa yang terjadi dan segera

Menurut para ahli public relation, menangani krisis komunikasi dengan menjelaskan masalah dengan terbuka kepada publik dan karyawan, lalu mencari sumber masalah dan berusaha mengendalikan.

Beberapa hal yang dapat dilakukan dalam krisis komunikasi

·         Siapkan tim yang trampil dan cekatan dalam penanganan krisis

·         Manajemen puncak harus segera bertindak

·         Ciptakan pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang baik

·         Ceritakan kejadian secara menyeluruh, terbuka dan jujur.

·         Tunjukan keseriusan perusahaan, tidak hanya dalam pernyataan tetapi juga dalam tindakan nyata.

Meningkatkan Keterampilan Komunikasi

·         Bila kita mengetahui dinamika komunikasi, kita dapat membaca secara akurat apa yang terjadi dalam organisasi.

·         Keterampilan komunikasi, kemampuan membaca, menulis, mendengar dan berbicara sangat penting untuk dipelajari.

·         Keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis:

o   Membaca

o   Mendengarkan

o   Membuat percakapannya menarik

o   Wawancara

o   Berdiskusi

o   Presentasi

o   Menulis surat, memo dan laporan

·         Latihan dan praktek terus-menerus, belajar dari kesalahan sendiri dan orang lain.

 

TIPS Bagaimana cara mendengarkan secara efektif

·         Dengar penuh konsentrasi

·         Tidak perlu  membantah secara langsung/seketika.

·         Hindari memotong pembicaraan.

·         Hindari berpikir lebih cepat dari pembicara

·         Catat point-point penting

·         Pertahankan tatap muka kepada pembicara.

 

TIPS Jika anda menghadapi masalah dengan pelanggan:

·         Hadapi secara profesional, bukan personal (pribadi)

·         Pusatkan pada penyelesaian, bukan siapa yang salah

·         Selalu katakan apa yang dapat di kerjakan

·         Gunakan kalimat positif

·         Hindari mengutip peraturan/prosedur

·         Hindari berdebat dengan pelanggan.

 

Persentase dalam Komunikasi adalah:

07% Ucapan
38% Intonasi
55% Bahasa Tubuh/Sikap > Prilaku

Yang penting bukanlah APA yang dikatakan, tetapi BAGAIMANA mengatakannya!

Perbedaan Pria dan Wanita dalam Berkomunikasi

PRIA
Problem Solving
Status, Power
Lebih langsung, pembicaraan cenderung lebih pendek “Business first, social later”

WANITA
Perasaan dipahami
Lebih tidak langsung, perlahan “Social first, business later”