Dasar Komunikasi Bisnis

Dasar – Dasar Komunikasi Bisnis

STIE Bisnis Indonesia

Jemmy Ruftiano SE, MM

Pengertian Komunikasi Bisnis

o   Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui sistem yang biasa(lazim), baik dengan simbol-simbo, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan. (Himstreet and Baty)

o   Komunikasi adalah suatu proses pengiriman dan penerimaan pesan. (Bovee)

Komunikasi Bisnis

Komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup komunikasi verbal dan non verbal.Seorang pimpinan bisnis dapat memberikan perintah kerja atau tugas kepada bawahannya secara lisan maupun tertulis.

o   Lisan: telpon, interkom, meeting dan briefing

o   Tertulis: notulen rapat, laporan kerja, memo, surat tugas kerja, surat perjanjian kerja, surat pemesanan barang, complaint letter, surat edaran umum, surat pengumuman, surat kontrak kerjasama, surat balasan, surat penerimaan kerja, surat penolakan kerja dan proposal ekspansi usaha.

Komunikator yang baik disamping harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik juga harus mampu menggunakan berbagai macam alat atau media komunikasi yang ada untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain secara efektif dan efisien, sehingga tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis dapat tercapai.

Media Komunikasi

o   Non elektronik: bahasa lisan, bahasa isyarat,bahasa tubuh, surat-menyurat, surat kabar, majalah dan tabloid.

o   Elektronik: Televisi, Interkom, Internet, teleconference, video conference, telpon fixed line dan telpon genggam.

Perbedaan antara Komunikasi Antar Pribadi dengan Komunikasi Bisnis

Bentuk Dasar Komunikasi

o   Komunikasi Verbal

o   Komunikasi Non Verbal

Komunikasi Verbal

Bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain baik tertulis maupun lisan.

Contoh: surat pengantar barang, surat teguran, surat penawaran, surat konfirmasi, surat pemesanan barang, surat pengaduan, surat permintaan barang, surat penolakan kerja, surat penerimaan kerja, surat kontrak kerja, surat pemberitahuan, surat pengumuman, infoemasi lowongan kerja, surat ucapan terima kasih, surat ucapan berduka cita, surat penuntutan, surat edaran, informasi kepada pelanggan, diskusi, wawancara, briefing, negosiasi, pelatihan, presentasi, teleconference dan chatting.

Berbicara dan Menulis

Orang lebih suka berbicara dari pada menulis suatu pesan.

Alasan: lebih mudah, praktis dan cepat dalam penyampaian pesan bisnis.

Pesan yang sangat penting dan kompleks lebih tepat disampaikan secara tertulis dalam dunia bisnis seperti surat-surat, memo dan laporan

Mendengar dan Membaca

Business person cenderung suka mendapatkan informasi daripada menyampaikan informasi sehingga memerlukan ketrampilan mendengarkan dan membaca yang baik

Pendekatan:Mencatat informasi, Menafsirkan dan menilai informasi, Mencari ide pokok dan ide pendukung

 

Komunikasi Non Verbal

Bahasa Isyarat, Ekspresi wajah, Sandi, Simbol-simbol, Pakaian seragam, Warna, Intonasi suara.

Komunikasi nonverbal penting artinya terutama dalam menyampaikan perasaan dan emosi, mendeteksi kecurangan atau kejujuran, serta yang sifatnya yang efisien.

Komunikasi nonverbal dapat membantu menentukan kredibilitas dan potensi kepemimpinan seseorang.

Tujuan Komunikasi Nonverbal

o   Memberikan informasi

o   Mengatur alur percakapan

o   Ekspresi emosi

o   Melengkapi pesan verbal

o   Mempengaruhi orang lain

o   Mempermudah tugas khusus

Proses Komunikasi

1.      Pengirim mempunyai ide

sebelum melakukan komunikasi, syarat utamanya adalah adanya ide

2.      Pengirim mengubah ide menjadi pesan

ide abstrak harus diubah menjadi pesan

3.      Pengirim menyampaikan pesan

pesan tidak dapat dipahami bila tidak disampaikan

4.      Penerima menerima pesan

pesan yang diterima bisa sempurna atau hanya sebagian kecil saja

5.      Penerima menafsirkan pesan

penafsiran benar bila penerima memahami pesan sesuai yang dimaksud oleh pengirim

6.      Penerima memberikan feedback ke pengirim

feedback dapat berfungsi sebagai koreksi bagi pengirim

 

Masalah-Masalah Dalam Komunikasi

Masalah dalam mengembangkan pesan

o   Keraguan isi pesan

o   Asing dengan situasi yang ada

o   Pertentangan emosi

o   Sulit mengekspresikan ide

Masalah dalam menyampaikan pesan

o   Sarana fisik untuk komunikasi

o   Sound system yang buruk

o   Listrik padam

o   Audiens terhalang tiang

o   Salinan yang tidak terbaca

o   Arti pesan bermakna ganda

o   Saluran penghubung terlalu panjang

Masalah dalam menerima pesan

o   Persaingan antara penglihatan dan suara

o   Kursi yang tidak nyaman

o   Lampu kurang terang

o   Kondisi lain yang menggangu konsentrasi

Masalah dalam menafsirkan pesan

o   Perbedaan latar belakang

Perbedaan usia, pendidikan, jenis kelamin, status sosial, kondisi ekonomi, budaya, temperamen, agama

o   Perbedaan penafsiran

Perbedaan latar belakang budaya

o   Perbedaan reaksi emosional

Komunikasi yang Efektif

a)      Persepsi, komunikator dapat memprediksi apakah pesan-pesan yang disampaikan dapat diterima atau tidak

b)      Ketepatan, mengekspresikan sesuai dengan kerangka berpikir audiens

c)      Kredibilitas, komunikator harus dapat memahami dengan baik apa maksud dan tujuan penyampaian pesan

d)     Pengendalian, reaksi audiens bergantung pada kepiawaian komunikator dalam mengendalikan audiens

e)      Keharmonisan, komunikator menghormati dan memberikan kesan yang baik kepada audiens

TIPS: mengatasi hambatan komunikasi

a)      Membuat pesan lebih hati-hati

b)      Perhatikan maksud dan tujuan

c)      Gunakan bahasa yang jelas, sederhana, mudah dipahami dan tidak bertele-tele

d)     Penekanan pada pesan yang penting

e)      Menelaah kembali pesan yang akan diberikan

f)       Minimalisir gangguan proses komunikasi, lokasi penyampaian pesan teratur, rapi, nyaman dan sejuk

g)      Mempermudah umpan balik dengan:

a.       Tatap muka

b.      Telpon

c.       surat